[ESPECIAL] Dia da Secretaria

30 DE SETEMBRO: DIA DA SECRETARIA

Em comemoração a esse Companheiro que exerce a função de Secretário de Clube vamos rever alguns conceitos que melhoram o funcionamento desse cargo, de suma importância ao desenvolvimento do grupo.

Deveres do Secretário

Manter os registros do clube, inclusive as atas das reuniões, a relação atualizada dos dirigentes, dos sócios, dos sócios nomeados para as comissões e o registro de frequência dos sócios;

Remeter os relatórios trimestrais de atividades (LEO-61) e a Relação Anual de Dirigentes e Sócios do LEO Clube (LEO-72);

Cuidar da consolidação e desenvolvimento do espírito de unidade e cooperação entre os demais dirigentes LEO a diretoria e o conselheiro LEO.

O Bom Funcionamento de uma Secretaria

O que é necessário para um bom funcionamento de uma secretaria de um LEO Clube:

1. Conhecer todos os formulários de Lions Internacional, bem como sua utilização;

2. Ter agendado os endereços dos sócios de seu LEO Clube, autoridades do seu Distrito, do Distrito Múltiplo, do Lions Clube Patrocinador, da Governadoria do Distrito, do Assessor Distrital e do Distrito Múltiplo de LEO Clubes, e do Departamento de Programas Juvenis da Associação Internacional;

3. Conhecer as datas e os prazos para remeter os Relatórios e informes, em geral, e os seus destinos;

4. Arquivar, em pastas apropriadas, todas as correspondências recebidas e emitidas, as fichas de sócios (LEO-50) e os Relatórios;

5. Manter sempre atualizados o livro de ata, de frequência, nominata, e de atividades (este poderá ser um álbum que mostre as atividades do seu LEO Clube, através de fotos, recortes de jornal, certificados, etc.);

6. Procure ter em sua agenda, um planejamento semanal, com horário disponível para manter um ordem os materiais LEOísticos;

7. Estabelecer contato permanente com todo o Gabinete Distrital por meio de correspondência;

8. Responder ou acusar recebimento das correspondências recebidas, procurando respondê-las no mais breve espaço de tempo possível;

9. Procurar manter contato com outros LEO Clubes, do Distrito ou do Distrito Múltiplo e até mesmo de outros países;

10. Participar dos encontros e Conferências do Distrito, pois neles são discutidos assuntos importantes sobre o movimento e sempre existe a troca de idéias e experiências;

11. Em reunião anote tudo, pois é de suas anotações que sairão os registros oficiais do clube. Tenha em papel todos os afazeres que lhe forem atribuídos, não podemos nunca confiar em nossa memória, ela pode nos trair.